为加强机关档案建设，规范档案管理和利用，根据《档案法》和有关规定，结合本局实际，特制订本制度。

　　一、局办公室负责各类文电资料的收集、整理、归档、保管、提供利用和移交工作。

　　二、归档、管理范围包括以下内容：

　　1、归档、管理和提供利用中央、国务院、省、市各类的文件、函件、参阅件。

　　2、归档、管理和提供利用中央、国务院、省、市领导的讲话及重要批示件等。

　　3、归档、管理有关机关、部门的重要来函、来电。

　　4、收集、归档与管理局发各类文件、通知及有关后勤管理服务工作的来往文书、合同、协议书等。

　　档案资料包括纸质文件、照片（含底片）、软盘、碟片等。

　　三、文书档案工作，必须严格遵守《档案法》、《保守国家秘密法》以及档案主管部门的有关规定。

　　四、文书档案的收集必须及时认真。凡属归档的文件、资料，要严格按次序、按类别登记、编号、分类存放。

　　五、文书档案的整理。每年六月底前，将上年度的文书资料整理归档，主要做好以下工作：

　　l、归卷文件的检查。立卷之前，要检查文件资料是否齐全完整，是否符合归档范围要求，是否保持文件间的历史联系，力求卷内文件的保存价值的统一。

　　2、拟写案卷标题。案卷标题应准确地揭示案卷的内容，并力求文字简练，一目了然。

　　3、卷内文件的排列与编号。案卷内文件的排列要系统化，以保持文件间的历史联系为原则。同类文件，按先上级后下级排列；同级文件，按时间先后顺序排列；属于请示与批复类的，按批复在前、请示在后排列。卷内文件排列确定后，用阿拉伯数字统一编写页码。

　　4、填写卷内文件目录。每个案卷都应编制案卷目录，用来介绍本卷内文件的有关组成部分，要根据目录项目逐项填写。

　　5、填写案卷备考表。案卷备考表内应注明卷内文件的实有页数、立卷日期及立卷人，空白处填写说明卷内文件变动情况。

　　6、填写案卷封皮。填写的项目包括有关名称(全称)、撰稿人、案卷标题、卷内文件页数、年度日期、保管期限等。书写文字规范，字迹工整、清楚。

　　7、案卷装订。所有案卷均用硬纸卷皮和棉线绳装订。装订前，要除去文件上的金属物，以防止受潮锈蚀后损坏文件。文件过小的要用纸衬托；文件没有留装订线的要加补贴边；残破的文件要拓裱，大张的文件要折叠，做到整齐划一。装订时，应避免文件倒置、漏订现象。

　　8、案卷排列。一个年度的案卷在装订后，要进行系统化的排列，排定后通过编号固定他们的先后顺序。案卷按保管期限分开，永久、长期、短期的案卷要分别排列，以体现一定的条理性。

　　9、编制案卷目录。内容包括案卷顺序号、文书处理号、案卷标题、卷内文件起止日期、保管期限、备注等。一年度的案卷合编为一本目录。

　　六、文书档案的保管。文件组成案卷后，要妥善保管，放置于干燥、通风、有固定位置的文件柜内，防止霉变、虫咬，减少光线、灰尘和有害气体对文件的辐射、侵蚀。

　　七、所有应归档的文件、资料一律进局综合档案室保存。综合档案室应符合档案部门规定，并有专人管理。综合档案室应备有防火、防盗、防尘、防虫、防光、防潮、防霉、防高温等相关设施，确保档案的完整与安全。

　　八、文书档案的提供利用。一是要严格管理制度，查阅文件必须凭单位介绍信，查阅机密文件、原始记录，需经局领导批准，并认真办理登记、签字等手续；二是查阅指定的文件，不得翻阅其他件、不准将查阅的文件带出档案室；三是档案工作人员应根据当前中心工作，将有参考利用价值的档案资料，主动提供给领导及有关部门参考、借鉴，由被动服务变为主动服务，充分发挥档案为中心工作服务的作用。

　　九、按照档案法规定和市档案局等有关部门的要求，做好定期向档案馆移交档案的工作，移交过程中要严格登记手续。

　　附：文书档案立卷程序

 

 

 

 

 

　　1、归档文件

    立档单位在其职能活动中形成的、具有保存备案和利用价值的文件资料（包括照片、光盘、软盘等）。

    2、归档文件整理

    将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。

    3、归档文件的整理单位。

　　一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。

    4、整理原则

    遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

    5、质量要求

    归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

    整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

    6、整理方法

    （1）装订

    归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

    （2）分类

    归档文件可以采用“年度—问题”进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

    7、排列

    归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

    8、编号

    归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。

    9、编目

    归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

    10、装盒

    将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。